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Resumen logística - gestión de la calidad
Logística (2030094)
Universidad de Sevilla
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LOGÍSTICA DE ALMACENAMIENTO
Tema 7. Gestión de la calidad.
1. Introducción.
Es preciso que los empleados dispongan de la formación adecuada, relacionada con los conceptos básicos de calidad y mejora continua y los avances técnicos que se vayan implantando en la empresa. Por otro lado, la
formación debe centrarse también en las normas de seguridad y prevención de riesgos que deben seguir en cada
puesto.
2. Norma de calidad ISO 9001.
Con objeto de normalizar los principales elementos y actividades de los Sistemas de Calidad, la ISO estableció, en 1994, una serie de Normas Internacionales relativas a los Sistemas de Calidad: la Serie 9000. Actualmente se cuenta con las normas ISO 9000, 9001 y 9004, que podemos definir de la siguiente manera: ISO 9000 , Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario : Define los términos fundamentales utilizados en la familia de normas, que se necesitan para evitar malentendidos en su utilización. No es una norma certificable, ya que no es de aplicación en un proceso concreto. ISO 9001 , Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos : Ésta define los requerimientos de un sistema de gestión de calidad para cualquier organización o empresa, que necesita demostrar su habilidad para proveer consistentemente un producto que satisfaga al cliente. Es la única que es certificable mediante una auditoría previa. La auditoría consiste, en un examen metódico e independiente realizado, para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad, satisfacen las disposiciones previamente establecidas. ISO 9004 , Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño : Proporciona un enfoque más amplio, trata las necesidades y expectativas de todas las partes y su satisfacción, mediante la mejora continua, si bien no es certificable.
2. Principios de la calidad de la norma ISO 9001.
a. Organización orientada al cliente : las empresas dependen de sus clientes. Es preciso u n buen estudio previo de las necesidades y expectativas de los mismos, que todos los integrantes de la empresa las conozcan, conseguir la vinculación entre los objetivos de la empresa y éstas, y conseguir medir los resultados y actuar en consecuencia. b. Liderazgo : Son los responsables de lograr los objetivos marcad os, saben motivar al resto del equipo de trabajo y tienen una visión de conjunto de la empresa. c. Participación del personal : cuando al personal se le proporciona formación, med ios, una dirección correcta y son valorados en su trabajo, su capacidad de trabajo y esfuerzo es mucho mayor. d. Enfoque basado en procesos: siempre es más fácil alcanzar el resultado deseado cuando las actividades y los recursos se gestionan como un "proceso". e. Enfoque de sistema para la gestión : una forma eficaz de ayuda a la empresa en el logro de sus objetivos, es el manejar los procesos interrelacionados como un sistema. Es importante establecer metas y objetivos claros, desarrollar una estructura del sistema eficaz, conocer las relaciones entre procesos y administrar adecuadamente las limitaciones de capacidad y recursos de la empresa. f. Mejora continua : Todo el personal debe tener la formación adecuada para llevarla a cabo y es preciso, que se fijen objetivos claros de mejora que puedan después ser medidos, para comprobar su efectividad. g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión : Las decisiones deben basarse en una información precisa y fiable, obtenida a partir de un acertado análisis de los datos. h. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor : se convierten en colaboradores de la empresa con objetivos comunes.
2. La política de calidad.
La finalidad de la política de calidad , es dar a los empleados y clientes potenciales, una indicación inicial de que la compañía tiene intención de enfocar sus esfuerzos, hacia la mejora de la calidad de sus procesos y productos.
La política de la calidad y los objetivos de la calidad , determinan los resultados deseados y ayudan a la empresa a decidir la forma en que aplicará sus recursos para alcanzar dichos resultados.
La dirección debe asegurarse de que la política de calidad: a. Es adecuada al propósito de la organización. b. Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. d. Es comunicada y entendida por todos los miembros de la organización. e. Se revisa periódicamente para su continua adecuación.
Los objetivos de calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad. Esta política suele estar documentada a fin de conseguir su más amplia difusión y en la actualidad suele dividirse en: La misión, que señala los objetivos genéricos de la organización, la visión, que establece orientaciones sobre la forma de alcanzarlos y los valores, que describen los que la organización posee.
2. Documentación de la norma. El manual de calidad.
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir : Declaraciones documentadas de una Política de la Calidad y de objetivos de la calidad. El Manual de la Calidad. Los Procedimientos documentados requeridos en esta norma. Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Los Registros requeridos por esta norma.
El Manual de calidad es un documento de política general, que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización, donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad, mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
Su contenido mínimo es el siguiente: a. El alcance del sistema de gestión de la calidad. b. Los procedimientos establecidos y documentados para el sistema de gestión de la calidad. c. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
El diseño de un Manual deberá contener los siguientes apartados: 1. Página de portada. 2. Información de la organización. 3. Diagrama de flujo. 4. Organigrama. 5. Declaración de cumplimiento de todos los apartados de la norma. 6. Declaración de la Política de la Calidad enunciada por la dirección de la organización. 7. Relación de los objetivos establecidos para las funciones y niveles pertinentes. 8. Referencia a cada uno de los apartados de la Norma. 9. Los procedimientos y las instrucciones del sistema de calidad.
2. Documentación de la norma. Los procedimientos.
El Procedimiento suele redactarse con los siguientes epígrafes: a. Objeto: define el motivo por el cual se elabora el procedimiento. b. Alcance: define las actividades y departamentos a los que el procedimiento es aplicable. c. Referencias: documentos que tienen relación directa con el procedimiento. d. Definiciones: definición de términos y abreviaturas que van a ser utilizadas. e. Realización: describe la forma de llevar a cabo la actividad. f. Otros documentos y formatos: relación de documentos que resultan de la implantación del procedimiento y sus formatos.
Todos los procedimientos de la empresa deben estar escritos de la misma forma, guardando uniformidad. Orientaciones en cuanto a su redacción : Se describirán fundamentalmente las actividades del personal. El proceso debe describirse siguiendo el orden que resulte más lógico y sencillo. Se utilizarán palabras y frases sencillas y concretas. Los límites del proceso deben estar perfectamente definidos. En un procedimiento deben quedar suficientemente resaltados los parámetros y medidas del proceso, sus valores nominales y sus límites. Las operaciones definidas en el procedimiento deben realizarse de acuerdo con las normas adoptadas para este proceso en particular.
2. Seguimiento y medición.
Es imprescindible que la organización disponga de un instrumento, para la medida del funcionamiento del sistema de gestión de calidad y éste debe estar basado en tres elementos de medida: Cumplimiento de procedimientos. Cumplimiento de objetivos. Comparación con la competencia.
Para ello, se fijan en la norma los siguientes puntos: Seguimiento y medición, control de no conformidades, análisis de datos y mejora.
La norma ISO 9001 define los apartados correspondientes al seguimiento y medición :
o Operaciones de salida y despacho de productos. b. Relacionados con la información. Uno de los más importantes estaría en la relación, entre los pedidos o líneas de pedidos correctamente servidos, sobre el total de pedidos. c. Relacionados con la calidad. Entre otros indicadores, tendríamos los ratios de stock dañado y de devolución de productos. d. Relacionados con los recursos. Estos afectan a aspectos como los edificios, personal o equipos de manutención. Los principales indicadores serían: o Porcentaje de espacio utilizado sobre el espacio máximo posible. o Porcentaje de espacio usado por cada referencia, sobre el total disponible de cada espacio. o Relación entre el rendimiento de almacén y la capacidad del personal usado. o Productividad de los equipos de manutención, en número de operaciones realizadas por unidad de tiempo. o Productividad de los equipos de manutención, indicando el tiempo que tarda en realizar una operación.
4. Tecnologías de la información.
Además de los sistemas de identificación por códigos de barras, la identificación de artículos e información sobre sus movimientos, como son: Para la identificación y trazabilidad: Utilización de códigos bidimensionales QR, etiquetas inteligentes RFID. Para la información de operaciones: Sistemas de intercambio electrónico de datos.
Los servicios logísticos en línea, permiten ofrecer los siguientes servicios al cliente: 1. Obtener un seguimiento eficaz de todos los envíos que maneja alrededor del mundo. 2. Solicitar recogida de paquetes vía Internet. 3. Conocer el precio de un envío, en función del tamaño, destino y tarifa. 4. Preparar y enviar la documentación necesaria, organizando el proceso de forma fácil y rápida.
Todo ello supone para la empresa las siguientes ventajas: 1. Incremento de las ventas. 2. Reducción de costes. 3. Todas las tareas de apoyo se realizan en un mismo entorno web. 4. Sirve tanto para comercio entre empresas, como para comercio entre empresas y particulares.
4. Códigos QR.
Un código QR (Quick Response Barcode), es una matriz de puntos que contiene información codificada en ella. Actúa como un código de barras bidimensional, lo que incrementa considerablemente la cantidad de información contenida en un código de barras tradicional.
Elementos en su estructura: Los cuadrados de las esquinas, son los puntos de referencia generales para el lector. El cuadrado más pequeño, le indica al escaner la posición correcta de toda la información. Entre los recuadros de posición, se enlazan puntos denominados: “de sincronización", que refuerzan el orden de los datos y la correcta disposición de todos los elementos. Otros elementos indican al dispositivo lector, las características del mismo. El resto de elementos son los que, coordinados y complementados con los elementos de control, resuelven y contienen la información.
Entre los usos más destacados en el área logística se encuentran los siguientes: Identificación de mercancías. Permite identificar las mercancías almacenadas de una forma rápida y sencilla. Control de expediciones. Permite controlar qué artículos son expedidos por la empresa, y por tanto se pueden dar de baja del stock almacenado, pasar a facturación, etc.
4. Etiquetas inteligentes por radiofrecuencia.
Este sistema persigue un objetivo : que todos los agentes que participan en la cadena de suministro, tengan cada producto localizado y controlado. Los componentes principales son: Etiqueta o Tag. Transporta los datos que identifican el objeto. Está formado por: Microchip, donde se almacenan los datos y la antena, que posibilita y habilita la comunicación con el lector. Lector. Es el componente encargado de transmitir la energía suficiente a la etiqueta y leer los datos que ésta le envíe. Se compone de: o Módulo de radiofrecuencia: ejerce como transmisor y receptor. o Unidad de control: microprocesador cuya misión es codificar, descodificar y verificar los datos. Software encargado de la conexión entre los equipos RFID y los sistemas de información existentes. Ordenador central. Encargado de desarrollar la aplicación de radiofrecuencia. El principio de funcionamiento se basa en los sigui entes pasos : Equipamiento con etiquetas RFID de los objetos a identificar.
La antena del lector emite un campo de radiofrecuencia que activa la etiqueta. El lector recibe los datos y los envía al ordenador central.
Existen tres bandas o frecuencias de RFID: LF (corta distancia, 1 ó 2 cm), HF (hasta 20 cm) y UHF (larga distancia), que es la que aplicamos. Las principales ventajas del sistema son la agilidad, la durabilidad ilimitada, la eficacia, la prevención, la exactitud, la amplitud, la flexibilidad, la innovación y el valor añadido.
4. Sistemas electrónicos de intercambio de datos.
El intercambio electrónico de datos es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema informático a otro. EDIFACT es uno de los más conocidos. EDIFACT es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial.
Entre los beneficios que ofrece se puede indicar: Agilización de procesos comerciales. Importante disminución de errores en los documentos. Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time". Ahorro de costes de administración. Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
5. Promoción y formación.
Es preciso ver cómo se estructura el organigrama del almacén de una empresa tipo, aunque existen características que harán variar éste, como pueden ser: Tamaño de la empresa, áreas de trabajo y sectores en los que intervienen y número de referencias y tipos de clientes.
También es necesario contar con personal con la preparación y formación adecuada. En todas las empresas se precisa la actualización de conocimientos del personal a través de actividades de formación continua, que puede agruparse en las siguientes áreas: Cambios legales de la gestión logística. Cambios tecnológicos. Sistemas de gestión de la calidad.
Cada empresa debe planificar y desarrollar un adecuado plan de formación que sea asumible y con objetivos que puedan ser evaluados.
5. Organización del almacén.
Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestión del almacén suele depender de los departamentos de Producción o Logística, y siempre en los niveles inferiores, o excepción de las organizaciones o centros de trabajo entre cuyas actividades están la gestión logística y de almacenamiento. Teniendo en cuenta los principales procesos que se desarrollan en el almacén, nos podemos encontrar con un responsable o jefe de almacén.
En niveles inferiores a éste, podemos encontrar el responsable de recepción, el responsable de almacenamiento y el responsable de salidas o preparación de pedidos. Además, todos ellos son responsables de que la información se transmita de forma clara, rápida y eficiente. No siempre serán necesarios todos estos puestos y en otros, será preciso contar con personal administrativo para el manejo de la documentación e información generada.
Además de éstos, podemos contar con operarios de almacén más o menos especializados, como mozos de almacén y carretilleros. Si hubiera varios almacenes según el grado de elaboración de los productos, tendríamos un jefe para cada almacén de materias primas, productos semiterminados o productos terminados, que serían responsables de las funciones indicadas.
Por encima del jefe o responsable de almacén, nos encontramos con el director o jefe de logística. Por otro lado, los responsables de almacén deben trabajar de forma coordinada con los jefes de compras, producción (si la hay) y ventas. El jefe de almacén debe contar con las previsiones de entradas y salidas para planificar el trabajo de los empleados.
5. Planes de formación del personal.
Existen cambios tecnológicos y legales a los que la empresa debe adaptarse y las mejoras organizativas exigen formar a sus trabajadores, por lo que se hace necesario que diseñen planes de formación adecuados a las necesidades que surjan. Además facilita la promoción interna de acuerdo a los planes de carrera y sirve para conciliar intereses del trabajador y de la empresa.
Entre sus características principales tenemos:
o Está prohibido elevar personas con la carretilla elevadora, sin utilizar un medio de izado homologado. o Todo palet, contenedor, etc. en mal estado, debe ser inmediatamente reemplazado. o Las unidades de carga no pueden sobrepasar los límites perimetrales, altura y peso máximo establecidos en el diseño de la estantería. o Está prohibido subirse o trepar por las estanterías. o Repartir uniformemente la carga contenida en palets. o No depositar cargas no previstas para el uso en las estanterías. c. Formación. o Formar a los trabajadores sobre los lugares específicos para almacenar cada tipo de material. o Formar a los trabajadores acerca de la forma segura de utilizar las estanterías.
6. Maquinaria e instalaciones eléctricas.
Planificación y acciones previas. Mantener al día un inventario de todos los equipos de trabajo y máquinas y garantizar la existencia de dispositivos de seguridad adecuados. Verificar que periódicamente, todas las carretillas y aparatos de manutención pasan revisiones de comprobación de elementos de seguridad, quedando registrados. Dotar a los trabajadores de EPI’s adecuados. Verificar las dimensiones adecuadas para la circulación de carretillas. Establecer revisiones periódicas para asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones eléctricas. Señalizar correctamente los cuadros eléctricos, indicando el riesgo de contacto eléctrico. Asegurar que todos los elementos y útiles eléctricos están en perfecto estado. Asegurar que sólo personal autorizado y formado accede a los sistemas eléctricos de las instalaciones.
Supervisión y control. Asegurarse de que se respetan los procedimientos de trabajo indicados por la empresa. Asegurarse de que los trabajadores informan por escrito a sus responsables, de cualquier defecto de funcionamiento que encuentren en cualquier equipo de trabajo. Asegurarse de que el conductor de una carretilla elevadora o retráctil, conduzca mirando siempre en el sentido de la marcha. En las cintas transportadoras, asegurarse de que los mandos de parada de emergencia, funcionan correctamente y los operarios no se apoyan en éstas, llevan la vestimenta adecuada y no manipulan los rodillos. Mantener las zonas de circulación libres de obstáculos, de forma que no interfieran la circulación de las máquinas. Asegurarse de que los carretilleros, entre otras obligaciones: o Circulan siempre con las horquillas bajadas. o No transportan personal sobre la carretilla. o Se respetan los límites de carga. o No circulan con el palet o contenedor torcido.
Formación. Se deberá formar a los trabajadores en la utilización de las máquinas y garantizar que todas las máquinas para movimiento de cargas, disponen del manual de instrucciones, así como de las correctas medidas de seguridad. Formar a aquellos operarios, que vayan a manipular la carretilla elevadora, tanto en los conocimientos básicos respecto a la conducción y manipulación segura de cargas con las mismas, como de los riesgos que implican dichas actividades.
6. Personal de almacén.
Planificación y acciones previas: Proporcionar y asegurarse del uso de calzado de seguridad y guantes de protección, así como otros EPI ́s que pudieran ser necesarios. En la medida de lo posible, deben estar señalizados los pasillos o zonas de paso de personal, de las zonas o pasillos de paso de maquinaria.
Supervisión y control. Vigilancia de las siguientes normas: Cuando se esté trabajando, utilizar siempre chaleco reflectante. Ningún operario se acercará a una carretilla que esté trabajando. No cruzarse por detrás de una máquina en movimiento. En carga o descarga de plataformas, el mozo de almacén, esperará en el exterior de la plataforma, sobre el muelle, a la entrada de la máquina en el interior del vehículo, para evitar atropellos o atrapamientos contra los laterales de la caja o el fondo de la misma. Estará prohibida la utilización de dispositivos electrónicos que aíslen al trabajador de su medio circundante.
En manipulaciones manuales: Adoptar las posturas y medidas sobre la forma correcta de manipular cargas.
Formación: Formar e informar a los trabajadores sobre la forma correcta de manipular cargas y los riesgos que corren de no hacerlo, teniendo en cuenta una serie de factores de riesgo: o Esfuerzo físico necesario. o Características del medio de trabajo. o Factores individuales de riesgo.
6. El plan de prevención.
Principales elementos: 1. Características de la empresa. 2. Política preventiva de la empresa. 3. Estructura organizativa prevista para la actividad preventiva, incluyendo: a. Responsabilidades y funciones dentro de la empresa. b. Recursos materiales para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa. c. Descripción de la organización de la prevención. d. Mecanismos para implementar la participación de los representantes de los trabajadores. e. Integración en la prevención del Comité de Seguridad y Salud. f. Cómo se realizará la coordinación prevista legalmente. 4. Evaluación de riesgos: Riesgos identificados y criterios de valoración utilizados. Sustancias y materiales, maquinarias, riesgos ergonómicos, riesgos psicosociales y derivados de la organización del trabajo, la jornada o los turnos, riesgos derivados de las características de los lugares de trabajo, riesgos para trabajadores y colectivos específicos por puesto de trabajo, si procede. 5. Planificación de la actividad preventiva: a. Priorización y temporización de las actuaciones necesarias. b. Plan de información y formación de los trabajadores en prevención de riesgos laborales. c. Medidas que se hayan adoptado, actualizaciones y comprobaciones de su efectividad. 6. Vigilancia de la salud realizada a los trabajadores. 7. Otras actividades de seguimiento: a. Acreditación del seguimiento y control de la eficacia del sistema de gestión preventiva. b. Seguimiento de las medidas de protección individual. c. Tabla de accidentes e incidentes y de las enfermedades profesionales. d. Informe anual sobre riesgos, daños o medidas de prevención. e. Auditoría de las actividades preventivas realizadas. 8. Registros: a. Partes de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. b. Documentos relativos a la participación de los trabajadores o sus representantes. c. Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y documentación relacionada con éstos. d. Libro de registro de contratas y subcontratas. 9. Cualquier otra documentación.
Resumen logística - gestión de la calidad
Asignatura: Logística (2030094)
Universidad: Universidad de Sevilla
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