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DCG UE13 Communication professionnelle Exemple de rapport de stage 2020
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U. 13 : communication professionnelle
Diplôme de comptabilité et de gestion
Rapport de stage
SESSION DE JUIN 2020 ACADEMIE AIX-MARSEILLE
La situation comptable intermédiaire
Présenté par PISANO Anthony
Encadré par BOUCHET RAFFIN Laurence
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Remerciements.......................................................................................................................................................................................
Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de mon stage et qui m’ont aidé lors de la rédaction de ce rapport de stage. Je voudrais, dans un premier temps, remercier mon référent pédagogique pour sa patience, sa disponibilité et surtout ses judicieux conseils qui ont contribué à alimenter ma réflexion. Je remercie également toute l’équipe pédagogique de ma formation pour avoir assuré la partie théorique de celle-ci. Je tiens à témoigner toute ma reconnaissance aux personnes suivantes pour leur aide dans la réalisation de ce rapport de stage : Madame BOUCHER RAFFIN Laurence, ma tutrice de stage, pour son accueil, le temps passé ensemble et le partage de son expertise au quotidien. Plus généralement, à l’ensemble du cabinet Audixpert qui a toujours été à mon écoute, m’a intégré et a toujours pris le temps de répondre à mes questions, voire même d’en chercher les réponses avec moi.
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Sommaire........................................................................................................................................................................................................
Sommaire
- Remerciements.......................................................................................................................................................................................
- Sommaire........................................................................................................................................................................................................
- Introduction générale.......................................................................................................................................................................
- comptes................................................................................................................................................................................................ I. Présentation du cabinet Audixpert et de son processus de tenue des
- A. Présentation du cabinet Audixpert................................................................................................................ - 1. Identification........................................................................................................................................................................................................ - 2. Son histoire......................................................................................................................................................................... - 3. Son organisation du travail................................................................................................................................. - 4. Son système d’informations.............................................................................................................................. - 5. Missions réalisées.......................................................................................................................................................
- B. Présentation et analyse du processus de tenue comptable........................................... - 1. Présentation générale et description...................................................................................................... - 2. Situation par rapport aux autres processus..................................................................................... - 3. Analyse du processus et présentation des logiciels concernés..................................
- II. La situation comptable intermédiaire............................................................................................................
- A. Pourquoi élaborer une situation comptable intermédiaire ?........................................... - 1. Qui en fait la demande ?........................................................................................................................................ - a. Obligatoire................................................................................................................................................................. - b. Facultative.................................................................................................................................................................... - 2. Les objectifs généraux.............................................................................................................................................. - a. Objectifs d’information..................................................................................................................................... - b. Objectifs de correction.....................................................................................................................................
- B. Comment élaborer une situation comptable intermédiaire ?........................................ - 1. Le déclenchement...................................................................................................................................................... - 2. Collecte et fiabilisation des informations............................................................................................. - 3. Saisie des pièces comptables....................................................................................................................... - 4. Contrôle des comptes............................................................................................................................................ - a. Opérations préliminaires.............................................................................................................................. - b. Les opérations de contrôle......................................................................................................................... - 5. Documenter ses travaux..................................................................................................................................... - 6. Editer les documents de synthèse............................................................................................................ - 7. L’entretien de restitution....................................................................................................................................... - 8. Remise des documents de référence....................................................................................................
Introduction générale.......................................................................................................................................................................
Durant mon Diplôme de Comptabilité et de Gestion, neuf semaines ont été consacrées à l’apprentissage du travail en cabinet comptable. J’ai effectué ce stage au sein du cabinet d’expertise comptable et de conseils « AUDIXPERT » à Marseille. Ma formation a été réalisée au sein du service comptable de l’entreprise qui réalise de la comptabilité financière courante et des missions fiscales. J’attends de ce stage la confirmation de mon objectif professionnel, à savoir la poursuite de mes études vers le Diplôme Supérieur de Comptabilité et de Gestion. J’ai eu l’occasion de travailler sur différents dossiers. Bien que le travail au sein du service comptable soit assez répétitif, il est très intéressant et nécessite une grande implication et minutie de la part des employés. Le thème que j’ai choisi de traiter sera « L’élaboration d’une situation comptable intermédiaire ».
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B. Présentation et analyse du processus de tenue comptable...........................................
A. Présentation du cabinet Audixpert................................................................................................................
1. Identification........................................................................................................................................................................................................
L’objectif stratégique de ce cabinet est de permettre à un chef d’entreprise de disposer de tous les services dont il puisse avoir besoin (social, juridique, comptable, fiscal...) en un même lieu et ce pour toutes les formes de la libre entreprise. Le cabinet essaie de se détacher de la concurrence en misant tout d’abord sur des profils jeunes, que ce soit en recrutant des apprentis ou en embauchant de jeunes diplômés puis, en adaptant au maximum son discours en fonction de leurs clients, de manière à ce que les conseils soient plus parlants et donc mis en application par le client.
2. Son histoire.........................................................................................................................................................................
1996 : Création de la société Analyse Management et Finance par l’association de deux experts-comptables. Son activité est l'expertise comptable et le commissariat aux comptes.
1999 : la société Analyse Management et Finance devient la société Audixpert.
Fiche d’identité du cabinet Audixpert
Forme juridique Société par Actions Simplifiées
Capital social 68 608 €
Effectif 11 salariés
Activités
Audit/expertise comptable/commissariat au compte/droit
Chiffre d’affaires
788 586€ en 2018 (+3,4% par rapport à 2017)
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Le cabinet a mis en place des « tournées » car certains clients ont des difficultés à transmettre leurs documents de manière régulière. Afin de pallier ce problème et disposer des documents comptables en temps et en heure, les experts-comptables ont instauré ce système : chaque collaborateur consacre un jour par mois pour se déplacer chez les clients, regroupés géographiquement, afin de récupérer l’ensemble des documents comptables.
Dans ce cabinet, les collaborateurs jouissent d’une très grande liberté dans leurs activités : il y a donc une réelle décentralisation du pouvoir mise en œuvre, ce qui incite chacun à s’impliquer pleinement dans son travail. Le cabinet est organisé en open-space et sans porte entre les services facilitant ainsi, consciemment ou inconsciemment, la communication entre les pôles.
4. Son système d’informations..............................................................................................................................
Nous verrons dans cette partie le système d’informations dans sa globalité, puis nous étudierons les logiciels utilisés de manière plus approfondie lors de l’analyse de processus.
Les moyens matériels Pour répondre aux besoins et attentes de chacun tout en assurant le bon déroulement des missions confiées, l’outil informatique est indispensable. Pour cela, les moyens matériels suivants sont mis à la disposition du personnel : - 17 ordinateurs - 1 imprimante/scanner - Différents logiciels (QuadraCompta, QuadraPaie, Sage, pack open office...) - Téléphones - Fax L’obsolescence du parc informatique pouvant influer sur la qualité du travail fourni, celui-ci a été renouvelé en avril 2016. L’ensemble du matériel est entretenu régulièrement, afin de parer à tout souci éventuel.
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L’organisation informatique Chaque collaborateur a à sa disposition un ordinateur dont le système d’exploitation utilisé est WINDOWS 7. L’ensemble des 17 ordinateurs, ainsi que toutes les imprimantes sont mis en réseau par le biais d’un réseau en étoile, afin de permettre le partage des données et de garantir une sécurité optimale (toutes les données étant stockées dans un seul et même disque dur).
Un accès internet est également établi, afin notamment d’effectuer la mise à jour des différents logiciels. Le cabinet passe par un intermédiaire appelé EasyCom qui traite avec les fournisseurs internet. La sécurité informatique Une sécurité sans faille est indispensable au sein d’un cabinet comptable, afin de préserver les milliers de données confidentielles manipulées chaque jour. Ainsi, pour optimiser cette sécurité, le cabinet a opté pour un logiciel antivirus « Trend » qui permet de parer à toute éventuelle attaque virale ou de logiciel espion. Chaque employé a accès à tous les dossiers par un système de mot de passe individuel.
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C’est ainsi, par le traitement des dossiers que j’ai réalisé, que j’ai décidé de décrire le « processus de tenue comptable » qui représente la plus grande partie des missions qui m’ont été confiées.
B. Présentation et analyse du processus de tenue comptable
Le processus de tenue comptable est un enchainement de tâches dites récurrentes permettant d’enregistrer les différentes pièces comptables (factures, quittances, pièces juridiques...) selon les règles émanant du plan comptable.
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####### 11
NON
OUI NON
Lettre recommandée avec accusé de réception
Contact avec le client (tel, mail)
Comptabilisation
Récupération via EBICS?
Concerne-t-elle des OD de paie?
Numérisation via scanner
Traitement OCR
Affectation automatique des comptes (pré-comptabilisation)
Transfert sur QuadraCompta
Récupération en sortie du logiciel de paie
EBICS Courrier Dépôt en mains propres
Autres types de pièces (fiscales, sociales, juridiques)
Récupération des pièces comptables
Tournée Plateforme Mail
Les pièces de banque Les factures
La pièce est-elle numérisée?
OUI NON
OUI NON
Le client répond-il?
Manque-t-il des informations?
OUI NON
Manuelle Manuelle
Processus de tenue comptable Légendes :
- Etapes se déroulant chez le client
- Etapes se déroulant au pôle
comptable
- Etapes se déroulant au pôle social/
juridique
OUI
Relance
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Les factures et pièces de banque hors EBICS
Si le client ne permet pas de disposer du protocole EBICS, une autre démarche est à mettre en œuvre pour les pièces de banque et celle-ci sera la même que celle des factures. Si la pièce comptable n’est pas numérisée, le collaborateur pourra soit saisir les écritures manuellement, soit réaliser une numérisation par scanner. La pièce sera alors numérisée généralement au format TIFF, bien que le format PDF soit aussi lisible par le traitement OCR (reconnaissance optique de caractères). Au sein du cabinet, le traitement OCR s’effectue via le logiciel Sage (Annexe 4). Les pièces comptables peuvent soit être reconnues directement par le logiciel, soit nécessiter quelques ajustements manuels de la part du collaborateur (optimisation, renseignement de la date ou encore modification des montants...) Puis, pour toutes les pièces bancaires (via EBICS ou non) ainsi que les factures, une étape de pré-comptabilisation consistant en une affectation automatique des comptes peut être mise en œuvre. Cette affectation est paramétrable, par exemple pour les pièces bancaires en fonction du libellé de l’opération. Une fois cette affectation automatique terminée, les informations sont transférées sur Quadratus pour permettre une comptabilisation à proprement parler.
Autres types de pièces (fiscales, sociales et juridiques)
Ce type de pièces présente la particularité qu’il n’existe, aujourd’hui, pas d’automatisme permettant une pré-comptabilisation. Seules les opérations diverses de paie peuvent être pré-comptabilisées en sortie du logiciel de paie auprès du pôle social du cabinet sur le logiciel QuadraPAIE. Par la suite, les données seront transférées sur Quadratus pour aboutir à la comptabilisation.
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Le manque d’informations
Lors de l’étape de comptabilisation, le collaborateur peut se rendre compte qu’il manque des informations. Il devra donc contacter le client, généralement par mail ou par téléphone. Si celui-ci ne répond pas, le collaborateur pourra, selon l’importance de la situation, lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception mentionnant les informations manquantes, ainsi que les conséquences qui pourraient survenir en l’absence de réponse de sa part. Le client, quant à lui, dispose des mêmes moyens de réponses que ceux mentionnés au début du processus à l’étape de la récupération des pièces comptables.
2. Situation par rapport aux autres processus.....................................................................................
Cet enchainement d’étapes peut être considéré comme un sous-processus du processus d’élaboration d’une situation comptable. Ainsi, au sein de ce processus, il sera précédé par le processus de déclenchement de la situation comptable dont la forme peut être différente selon la cause de son élaboration. Le thème principal traitera cette étape de manière plus exhaustive.
Il sera suivi par le contrôle des comptes et de compte-rendu au client qui seront, eux aussi, expliqués en détail dans le thème principal du rapport. Ce processus de tenue comptable est cyclique : autrement dit, il peut y avoir plusieurs sous-processus de tenue comptable au sein d’un même processus d’établissement d’une situation comptable.
Les processus d’autres pôles du cabinet peuvent également agir sur le sous- processus. Notamment le pôle social avec le traitement des opérations diverses de paie que les collaborateurs comptables pré-comptabilisent directement via QuadraPAIE. Ou encore le pôle juridique lorsqu’une augmentation de capital a lieu : le collaborateur a besoin de récupérer l’information pour pouvoir passer l’écriture comptable.
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3. Analyse du processus et présentation des logiciels concernés..................................
Mon analyse de ce processus sera principalement axée tout d’abord sur les opportunités d’externalisation des tâches de numérisation, de pré-comptabilisation et de comptabilisation. Puis sur les inconvénients majeurs que présentent les logiciels OCR en fonction des différentes pièces comptables.
La numérisation La numérisation effectuée au cabinet nécessite un scanner performant dont l’investissement est d’environ 3000€ à 4000€ pour un cabinet moyen. A cet investissement, il faudra rajouter le coût salarial du personnel réalisant cette numérisation. Une étude réalisée sur plus de 1000 dossiers révèle que toutes les étapes de rangement, classement, agrafage... nécessitent 3 à 4 heures par dossier. Or, cette étape, qui ne nécessite que très peu de qualifications, peut être réalisée par le client. En effet, celui-ci n’aura besoin que d’un scanner de petite taille donc peu cher et dont souvent il dispose déjà pour ses besoins professionnels. Il y trouverait alors aussi des avantages tels que la réduction consentie des frais facturés par le cabinet, une réduction des déplacements, ainsi qu’un gain de temps et de productivité.
La pré-comptabilisation Comme nous l’avons expliqué précédemment, le cabinet peut réaliser la pré- comptabilisation. Toutefois, 2 autres acteurs vont pouvoir aussi réaliser cette étape :
- Tout d’abord le client qui peut effectuer lui-même les affectations d’informations après avoir numérisé les pièces comptables. Cependant, cela lui demande du temps et risque de déprécier la mission de tenue du collaborateur.
- Mais aussi une plateforme d’externalisation (ou plateforme offshore) qui peut prendre en charge cette tâche au nom du cabinet à bas-prix en fonction du lieu où elle se trouve. Cette solution permet au client de n’avoir qu’à numériser les pièces comptables. Avantage non négligeable, le cabinet pourra aussi demander à la plateforme de réaliser d’autres tâches compte tenu du faible coût que cela représente. Cette solution est à la fois économique en terme de temps et rentable pour celui-ci.
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La comptabilisation Là encore, le cabinet pourra choisir d’externaliser la comptabilisation des pièces comptables en choisissant une plateforme offshore. Dans ce cas-là, si l’externalisation se veut efficace, il faudra que les heures économisées soient utilisées pour dégager une valeur ajoutée plus forte que les heures facturées par la plateforme. De plus, le gain économique permis par cette externalisation est d’autant plus important que le dossier est externalisé dans sa globalité plutôt qu’en seulement une ou plusieurs étapes. Il faut noter que ce gain provient essentiellement des heures libérées et dédiées à d’autres activités.
Nous pouvons donc voir que le processus décrit laisse plusieurs possibilités d’externalisation à chacune des étapes. Le cabinet devra alors en mesurer les avantages pour déterminer ses choix stratégiques.
Les difficultés majeures des OCR lors de la pré-comptabilisation D’une manière générale, la pré-comptabilisation des pièces comptables est nettement plus fiable pour les factures que pour les pièces de banque. Cependant, même pour les factures, le taux d’erreur reste trop important avec moins de 30% de reconnaissance satisfaisante au sein des cabinets. Des ajustements manuels sont encore indispensables pour assurer la fiabilité de la pré- comptabilisation, mais au détriment d’une perte de temps. De plus, les automatismes ne fonctionnent pas si pour une pièce plusieurs comptes de charges ou de produits doivent correspondre. D’autres éléments ne sont pas pris en compte tels que la gestion de la TVA selon les types de véhicules de tourisme par exemple. Chaque dossier doit donc avoir des automatismes qui lui sont propres.
Pour les pièces de banques, l’affectation automatique des comptes peut se faire via le libellé. Toutefois, il existe une infinité de libellés différents, ce qui pose deux difficultés : d’une part, tous les comptes ne pourront jamais être affectés automatiquement et d’autre part, des paramétrages sont à prévoir pour chaque banque.
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Université: Conservatoire national des arts et métiers
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