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Corrigé TD 1 Gestion de Projet
Gestion de Projet
Université de Nantes
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Une heure dans la vie d’un projet
Paul travaille dans un cabinet de conseil en Marketing, spécialisé dans les produits de haute gamme. Ils réalisent des campagnes publicitaires pour des très grands entreprises du secteur et les accompagnent dans le développement de nouveaux produits. En ce moment ils réalisent une campagne pour une marque de cognac. Il est mardi, aujourd’hui Paul est en télétravail. Il se connecte à 8h50 et commence sa routine de tous les matins. Tout d'abord, il parcourt tous les courriels qui lui ont été envoyés la veille, après son départ : il est content, il y en a que 4 aujourd’hui. Il applique sa règle des deux minutes : s’il peut répondre à la question du mail en deux minutes, il le fait tout de suite. Si un courriel nécessite plus de temps pour répondre, il planifie cette réponse plus tard dans la journée ou le lendemain.
Dans un premier mail, Aurélie envoie en pièce jointe la feuille de route de la Business Unit « Liqueurs et spiritueux ». Elle envoie dans ce même mail un lien vers l’outil de planification de réunions, elle propose plusieurs créneaux pour discuter, avec les autres chefs de projet et avec le trésorier, de comment chaque projet peut s’inscrire dans cette feuille de route tout en respectant les nouvelles contraintes imposées par la direction de la finance à la suite de l’augmentation des prix de l’énergie et les matériaux. Paul répond au sondage et au mail de Aurélie avec une phrase « bien reçu, disponible jeudi à 10h de mon côté, bonne journée ». Le deuxième mail vient de Karim, à la suite de la réunion de l’équipe de hier, il envoie la version finale du document avec les critères de sélection pour les participants au « focus group » qu’ils ont prévu de réaliser pour tester, auprès des consommateurs, le produit idée par le client. Paul est content, le document est enfin prêt à être envoyé au client. Il répond « merci beaucoup Karim, je l’envoie au client, en attendant sa validation, tu peux commencer à travailler sur l’appel que on enverra aux candidats à y participer. Ce serait bien si tu peux inclure Jordan dans cette activité. A tout à l’heure. ». Le troisième mail vient de Regina, elle rentre après une année de congé parentale et elle commence à travailler sur le graphisme du produit et demande à Paul les comptes rendus des réunions avec le client, afin de mieux comprendre ses besoins. Comme il a besoin de collecter des informations, Paul programme la réponse à ce mail dans son agenda : pour le début de l’après-midi.
Le quatrième et dernier mail vient de Jordan, l’alternant, qui demande à Paul de remplir sa fiche de compétences acquises, un document exigé par l’université pour qu’il puisse valider le semestre. Paul hésite à remettre cette tâche à la fin de la journée, mais comme aujourd’hui il n’y avait pas beaucoup de mails, il décide d’ouvrir le document. Une première partie inclut des compétences génériques : capacité d’adaptation, esprit d’équipe, polyvalence, autonomie, gestion du stress. Paul se rend compte qu’il aurait aimé avoir ce document en début d’année, afin de mieux guider Jordan dans l’acquisition de toutes ces compétences. Il se dit aussi qu’il serait bien que l’entreprise forme les chefs de projet à l’accompagnement de stagiaires et alternants car la plupart d’entre eux n’ont aucune expérience pédagogique. Après deux minutes de recherche en ligne pour trouver des instituts de formation en psychologie et pédagogie, Paul retourne à la fiche de compétences. Il continue sa lecture et un intitulé le surprend : « Maîtriser les outils d'analyse de données quantitatives ». La mission de Jordan n’a jamais inclus la partie analyse de données quantitative, seulement l’accompagnement pendant les phases de développement et « proof of concept » et la participation à la préparation du « focus group ». En outre, l’étude quantitatif de marché était déjà réalisée avant l’arrive de Jordan sur le projet. Paul continue sa lecture et un autre intitulé inattendu apparait : « élaboration d’un budget ». Paul décide d’en discuter avec Jordan avant d’appeler le responsable du stage à l’Université. Il répond à son mail : « Bonjour Jordan, j’ai quelques questions sur cette fiche de compétences, peux-tu m’appeler avant la réunion d’équipe de 10h pour qu’on en discute? ».
Il est 9h15, en attendant l’appel de Jordan, Paul continue sa routine du matin en ouvrant l’outil de suivi de tâches en cours afin de préparer la réunion de 10h. Paul n’aime pas cet outil, utilisé depuis longtemps par l’entreprise, il le considère démodé et peu intuitif. Certains chefs de projets ont
demandé de le changer mais d’autres chefs de projet et collaborateurs ne veulent pas car tout leur travail est organisé autour de ce logiciel et les coûts de changement seraient trop élevés. En outre, ce logiciel s’avère particulièrement pertinent pour les projets de la Business Unit « Mode, accessoires et parfums » et il n’est pas cher, ce qui convient la fonction finance. Le logiciel montre les deux objectifs qui occupent l’équipe en ce moment : définir le positionnement du produit, avec le « focus groupe » comme principale moyen pour le faire, et préparation du graphisme pour la campagne publicitaire, qu’ils aimeraient justement tester pendant le « focus groupe ». Paul ouvre d’abord l’onglet positionnement du produit pour voir la liste de tâches en cours.
- Critères de sélection pour les participants au « focus group ». Karim. Paul écrit « Fini. En attente de validation » et ouvre l’ordre du jour de la réunion de 10h pour ajouter une question « Est-ce que tout le monde a lu le document? ». Paul considère que ce « focus groupe » est d’une très grande importance et aimerait que toute l’équipe suive les développements.
- Appel à participation au « focus group ». Paul écrit « En cours. Karim et Jordan ».
- Définition de la portée de l’étude du « focus group ». En cours. Agathe. Paul ouvre à nouveau l’ordre du jour de la réunion de 10h avec l’équipe et ajoute « demander à Agathe l’état d’avancement de la proposition à faire au client ». Le budget proposé par le client est serré et les « focus group » sont chers à réaliser. Or, pour un produit de haute gamme, il est important de bien comprendre comment les utilisateurs appréhendent le produit. Pour cela il préférable de travailler avec plusieurs petits groups, sur un temps long afin de laisser du temps de parole à tous. L’équipe a donc décidé de proposer une étude plus en profondeur (et donc plus cher) au client, tout en expliquant les raisons pour lesquelles cela est nécessaire.
- Réservation de créneau, salle et traiteur pour la réalisation des « focus group ». En cours. Valentin. Si l’équipe a l’habitude de travailler avec l’hôtel NOVOTEL, celui-ci effectue des travaux en ce moment et il est nécessaire de trouver un autre endroit en centre-ville qui loue des belles salles pour réaliser ce genre d’activité.
Paul ouvre ensuite l’onglet préparation de la campagne publicitaire pour voir les autres tâches en cours.
- Elaboration de trois propositions de campagne pour le client : deux dans le budget et une amélioré. En cours. Jade, Thomas. Paul ouvre à nouveau l’ordre du jour de la réunion de 10h avec l’équipe et ajoute « Inclure Jordan dans le volet « budget » du projet ».
- Graphisme. En cours. Regina. Paul hésite à écrire à Aurélie et lui demander à nouveau une personne de plus pour aider Regina dans la partie Graphisme car c’est beaucoup pour une seule personne. Il aurait aimé que Alice puisse intégrer ce projet et ne comprend toujours pas pourquoi elle a été affectée au projet Génépi, qui compte déjà deux autres graphistes alors que sa portée est beaucoup moins importante que celle du projet Cognac.
A 9h30 Jordan appel Paul en visioconférence. Paul lui explique ses inquiétudes, sur sa fiche de compétences acquises il y en a plusieurs qui ne correspondent pas à sa mission. Paul insiste sur le fait que, quand il a été recruté, lui et le responsable de la formation en alternance à l’université un signé un document qui expliquait que Jordan allait assumer une mission dans la phase « proof of concept ». Si cette mission était très spécifique à une seule partie du Marketing, elle avait l’avantage de proposer un apprentissage en profondeur, avec de la prise de responsabilités et un projet d’envergure. Paul demande à Jordan s’il est nécessaire, pour valider sa formation, de remplir toutes les compétences présentes dans cette fiche. Jordan répond qu’il ne sait pas. Paul s’inquiète et se demande comment il n’a pas eu connaissance de l’existence de cette fiche de compétences avant. Ils discutent des possibles stratégies s’il s’avère obligatoire d’acquérir toutes les compétences de la liste. Celle qui semble la plus raisonnable est de laisser Jordan participer à d’autres projets de l’entreprise, si possible dans le même business unit pour réduire les coûts d’apprentissage, afin qu’il puisse toucher à tous les différents
MOA : le client, entreprise qui fabrique du cognac
MOE : l’entreprise qui emploie Paul, une entreprise de conseil en marketing, spécialisé dans la haute gamme.
Chef de projet : Paul, il s’occupe de la coordination d’un projet.
Directeur de projet : Aurélie, qui coordonne l’activité de tous les chefs de projet de la « business unit » Liqueurs et spiritueux.
Acteurs externes au projet : Direction de la finance, université, centres de formation à la pédagogie, fournisseur de la salle pour réaliser les « focus group »
- Quels conflits entre contraintes concurrentes pouvez-vous observer dans cet exemple?
La contrainte budgétaire exigé par le client pour le « focus group » est trop exigeante et ne permet pas d’atteindre le minimum de qualité souhaitable d’après Paul. Afin d’inclure plus de utilisateurs dans le focus group tout en leur donnant plus de temps de parole, il faudrait un budget plus élevé, et cela permettrait de mieux comprendre les besoins des utilisateurs.
- Quel est, d’après ce que vous voyez dans cet exemple, le rôle du client dans le projet? Et le rôle du maitre d’œuvre?
Le client impose des contraintes et suit les développements du projet. Le maitre d’ouvre réalise le projet, et son porte-parole, le chef de projet, s’occupe à la fois de coordonner l’activité de l’équipe et de communiquer avec le client.
- Quels autres éléments intéressants avez-vous observé?
Complexité : besoin de gérer une multitude de tâches et conflits à la fois
Les activités ne se suivent pas de façon linéaire, on commence à préparer l’appel à participants au focus groupe alors que le client n’a pas encore validé les critères de sélection. Idem pour la location de la salle, on contacte des localisations possibles alors que on ne sait pas encore l’ampleur de l’étude.
Corrigé TD 1 Gestion de Projet
Matière: Gestion de Projet
Université: Université de Nantes
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